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01.06.2016

Wenn mehr weniger kostet!

Jürgen Rother, Trivadis AG

Mittelständische Unternehmen sehen sich immer mehr dem steigenden Kostendruck ausgesetzt. Hinzu kommt, dass der Fachkräftemangel und die Stärke des Frankens die Unternehmen zwingen, immer stärker auf die Profitabilität zu schauen. Hier kann die Digitalisierung helfen, die Profitabilität eines Unternehmens zu steigern und somit mehr Gelder für Innovationen zur Verfügung zu haben. Gerade für mittelständische Unternehmen stellt die oft notwendige Investition in Innovationen ein hohes Risiko dar, da Liquidität und Personalkapazitäten gebunden werden und eine Fehlinvestition ein mittelständiges Unternehmen in sehr unruhiges Fahrwasser werfen kann.
Viele Manager von mittelständischen Unternehmen beschäftigen sich gedanklich mit der digitalen Transformation und fragen sich, wo sie konkret ansetzen sollen? Die neuen Technologien machen Dinge möglich, die früher undenkbar gewesen sind. Genau hier beginnt die Veränderung: Denken Sie das Undenkbare und setzen Sie es um.

Arbeiten Sie wo Sie wollen
Begegnen Sie dem Fachkräftemangel mit einem modernen Arbeitsplatz und binden Sie damit Ihre Mitarbeiter. Bei einem modernen Arbeitsplatz geht es in erster Linie nicht um ein schönes Büro, was natürlich auch zum Wohlfühlen beiträgt. Gemeint ist in diesem Fall der digitale Arbeitsplatz. Die Arbeitswelt befindet sich im digitalen Wandel, Kunden erwarten heutzutage eine schnelle Reaktionszeit, wollen gut beraten werden und suchen das beste Preis-/Leistungsverhältnis. Diesen Herausforderungen müssen Sie sich heute stellen. Starre Bürozeiten haben ausgedient. Heute brauchen Sie jederzeit die Möglichkeit, auf die Unternehmensdaten und die Applikationen zugreifen zu können, egal wo Sie sich gerade befinden. Am einfachsten können Sie das erreichen, indem Sie Ihre IT in ein Rechencenter oder in eine Cloud auslagern. Folgende Vorteile entstehen dabei:

  • Jederzeitige Verfügbarkeit Ihrer Daten über eine sichere Internetanbindung
  • Keine teuren Anschaffungskosten von IT-Infrastrukturen
  • Keine komplexen IT-Systeme mehr, die Sie warten und unterhalten müssen
  • Komfortabel von überall auf der Welt auf die Unternehmensdaten zugreifen und sie bearbeiten, über jedes Endgerät (Smartphone, iPad, Laptop, Desktop)
  • Höhere Sicherheit, dank professionellem Rechencenterbetrieb nach den neusten Compliance Standards

Und ganz nebenbei erhöhen Sie mit diesem Ansatz noch die Mitarbeiterzufriedenheit, da diese flexibel und eigenverantwortlich Ihre Aufgaben erledigen können.

Steigern Sie die Effizienz dank einfacher Zusammenarbeit
Fragen Sie sich auch manchmal, warum Sie so viel Zeit mit Emails verbringen? Suchen Sie auch öfter mal ein bestimmtes Dokument oder Informationen zu einem Thema? Das wäre nicht ungewöhnlich. Aus der Studie „Arbeitswelt im Wandel“ der AKAD, Hochschule Leipzig von Prof. Dr. Daniel Markgraf geht deutlich hervor, dass Emails einer der grössten Zeitfresser für die Mitarbeiter darstellen. Zwei Drittel der Befragten verbringen für die Bearbeitung von Emails zwei Stunden pro Tag und mehr.

Aus den Antworten geht auch hervor, dass die meisten Befragten gerne weniger Zeit für die Bearbeitung von Emails verwenden würden. Eine weitere Verbesserungsmöglichkeit sehen die Befragten bei der Informations- und Dokumentationssuche. Hier unterstützt der moderne digitale Arbeitsplatz bei der Verbesserung dieser Arbeitsabläufe und der Reduzierung von Emails.

Unser digitaler Arbeitsplatz basierend auf Office365 und Microsoft Azure hat sich bereits vielfach bei unseren Kunden bewährt und spart Zeit, Kosten und Nerven der Teammitglieder. Sowohl unterwegs mit mobilen Geräten als auch vom Arbeitsplatz können interne und externe Mitarbeitende sich in den Projekt- und Themenräumen über den Status der Projekte und der Aufgaben austauschen und zwar immer im richtigen Zusammenhang des jeweilig passenden Inhalts. Ist das Projekt in der Konzeptphase, werden nur die relevanten Templates und Dokumente für diese Phase zur Verfügung gestellt.

Die Fragen und Antworten laufen über Yammer und der gesamte Kommunikationsverlauf wird dort abgelegt. Das entstandene Wissen kann mit Interessierten geteilt werden und wird langfristig sichergestellt.

Bei diesem Arbeitsprozess können Sie nicht nur die Emails relevant reduzieren, sondern neue Mitarbeitende sehen sofort, was bisher im Projekt gelaufen ist. Haben Sie Projekte, die abteilungsübergreifend laufen, wird mit dieser Methode die Zusammenarbeit verbessert.

Natürlich können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an den gleichen Dokumenten arbeiten. Die Dokumente sind immer zentral verfügbar, werden automatisch mit den wichtigsten Metadaten versorgt und automatisch versioniert. So geht kein Wissen verloren. Auch nach vielen Jahren können Dokumente ohne grossen Aufwand über die Suchfunktion gefunden werden.

Nutzen Sie den Skaleneffekt und bezahlen Sie weniger
Um notwendige Gelder für die Investitionen in Innovation bereitzustellen, ist eine Möglichkeit, sich die IT Kosten etwas genauer anzuschauen. Nicht alle IT Verantwortlichen können ihre IT Kosten in ihren Unternehmen genau benennen, da hier oftmals die notwendige Transparenz fehlt.

Unsere Erfahrungen aus vielen Projekten zeigen, dass typischerweise 1,5% bis 6,5% vom Umsatz je nach Branche für die gesamten IT-Kosten ausgegeben werden. Die IT-Infrastruktur nehmen dabei zwischen 35% bis 50% der gesamten IT-Kosten ein. Alleine die Auslagerung der IT-Infrastruktur in eine Cloud spart nicht unerhebliche IT Kosten.

Gemeinsam mit der Arbeitswelt Gesundheit und Soziales Aargau, kurz OdA GS Aargau, konnten wir durch den Umzug der IT-Infrastruktur in die Microsoft Cloud eine jährliche Kostenreduzierung um 50‘000 Franken erzielen. Das entspricht einer Senkung der IT Kosten um 53%. Trotz Reduzierung der Kosten ist die OdA heute in der Lage, für Ihre Schüler neue Services anzubieten.

Mit der Auslagerung der IT in eine professionelle Cloud ist neben der Senkung der direkten IT-Infrastrukturkosten und der möglichen Anpassung der Arbeitsabläufe zur effizienteren Zusammenarbeit die Basis für eine nachhaltige Digitalisierungsstrategie gelegt. Durch die Digitalisierung sind Sie in der Lage, agil und flexibel zu reagieren und schnell neue Services für Ihre Kunden anzubieten.  


Jürgen Rother, Trivadis AG


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